Protecția datelor cu caracter personal

Asociația OUR LIFETIME trebuie să își desfășoare activitatea cu respectarea cerințelor în domeniul protecției datelor, inclusiv cele prevăzute de Regulamentul General privind Protecția Datelor 2016/679/UE referitor la protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („Regulamentul”), ce este aplicabil de pe 25 mai 2018.

Cerințele din acest document se aplică prelucrărilor de date cu caracter personal privind persoanele fizice, iar nu și cu privire la datele referitoare la societăți sau la alte entități juridice.

Notă: Se pot deține date cu caracter personal chiar dacă societatea are încheiate contracte de prestări servicii etc. numai cu persoane juridice. De ex., în aceste cazuri se pot deține date despre reprezentanți legali, persoane de contact etc. ale acestor persoane juridice (de ex., adrese de email de afaceri cu formatul „prenume.nume@societate.eu” sau numere de telefon).

Asociația își ia angajamentul față de orice persoane care îi furnizează date cu caracter personal că asigură confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal în concordanță cu dispozițiile legale aplicabile în acest domeniu.

În îndeplinirea atribuțiilor de zi cu zi, atunci când este necesar, angajații Asociației OUR LIFETIME prelucrează date aparținând reprezentanților legali ai membrilor persoane juridice și ai prestatorilor de servicii/utilități cu care Asociației OUR LIFETIME a încheiat relații contractuale, acționarilor persoane fizice, beneficiarilor reali, împuterniciților etc.

În vederea asigurării celor mai înalte standarde de protecție, angajații Asociației OUR LIFETIME care prelucrează date cu caracter personal în vederea îndeplinirii atribuțiilor de serviciu trebuie să respecte cel puțin principiile și obligațiile principale listate în prezenta Politică.

1. Definiții

Datele cu caracter personal reprezintă informațiile care identifică o persoană fizică sau care o fac cel puțin identificabilă. Datele cu caracter personal sunt împărțite în date generale (nume, prenume, telefon, adresă etc.) și date sensibile (serie și număr buletin / pașaport, cod numeric personal, date privind starea de sănătate, date privind apartenența sindicală etc.).

Prelucrarea reprezintă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea (simpla vizualizare/accesare), utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Persoana vizată reprezintă orice persoană fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate de către sau pe seama Asociației OUR LIFETIME.

2. Principii privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată. Persoana vizată reprezintă persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate. În vederea respectării principiului anterior enunțat, pentru a prelucra datele cu caracter personal, angajații trebuie să se asigure că:

• există o bază legală pe care se întemeiază prelucrarea;
• prelucrarea nu aduce atingere drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate;
• persoanelor vizate le-a fost furnizat conținutul minim de informații privind activitățile de prelucrare.

Verificările punctuale cu privire la respectarea cerințelor de mai sus vor fi făcute de către angajații care iau decizia finală privind necesitatea și modalitatea de realizare a prelucrării prin raportare la scopul avut în vedere.
Datele cu caracter personal sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.
Angajații Asociației OUR LIFETIME trebuie să aibă în vedere colectarea datelor pentru scopuri specific determinate (de ex., în vederea încheierii contractului de muncă, în vederea îndeplinirii obligațiilor legale derivând din legislația fiscală etc.) și să se asigure că scopurile de prelucrare nu contravin normelor legale incidente, respectiv că scopurile prelucrării sunt legale.
Datele personale pot fi prelucrate numai în situațiile următoare:

• când utilizarea datelor este necesară pentru negocierea în vederea încheierii sau pentru executarea unui contract cu persoana vizată;
• pentru a respecta o obligație legală;
• când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public, prevăzut în legislația UE sau în legislația națională;
• pentru a proteja interesele vitale ale unei persoane fizice;
• în scopul intereselor legitime ale Asociației OUR LIFETIME, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil;
• cu consimțământul persoanelor fizice în cauză.

Ca să fie valabil, consimțământul trebuie să fie o manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate, prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate.
Consimțământul trebuie exprimat pentru fiecare scop de prelucrare și impune identificarea adecvată a persoanei care a consimțit la prelucrare.
În relațiile de muncă, Asociația OUR LIFETIME nu se va baza, ca regulă generală, pe consimțământul angajaților.
Datele cu caracter personal prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate.
Datele colectate trebuie să fie într-adevăr necesare pentru prestarea serviciilor de către Asociația OUR LIFETIME și pentru îndeplinirea atribuțiilor angajaților Asociației OUR LIFETIME, fiind interzisă prelucrarea unor date care nu se subsumează unei necesități reale de prelucrare, spre exemplu:

• colectarea unor date personale cu caracter sensibil, cum ar fi date de sănătate, pentru desfășurarea campaniilor de marketing, în lipsa unei cerințe legale exprese în acest sens;
• generarea unor rapoarte (de ex., liste în Excel) în care sunt incluse mai multe categorii de date decât cele strict necesare pentru realizarea scopului urmărit prin generarea raportului.

De asemenea, datele colectate nu vor fi supuse altor activități de prelucrare suplimentare față de cele stabilite inițial. În măsura în care se vizează o prelucrare suplimentară, persoana vizată va fi informată în legătură cu noua activitate vizată de prelucrare, cu o perioadă de timp rezonabilă înainte de începerea propriu-zisă a prelucrării vizate.
Datele cu caracter personal prelucrate sunt exacte și, în cazul în care este necesar, sunt actualizate
Trebuie luate toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere.
În acest sens angajații trebuie să evite stocarea documentelor ce conțin date cu caracter personal pe stațiile personale și să folosească datele stocate în aplicațiile centralizate pentru a evita riscul utilizării unor date inexacte.
Datele cu caracter personal trebuie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele
În desfășurarea activităților de prelucrare, angajații Asociației OUR LIFETIME trebuie să se asigure că respectă cerințele de stocare a datelor pe durata strict necesară scopului de prelucrare, inclusiv prin raportare la cerințele de arhivare impuse prin legislația specifică.
Datele cu caracter personal trebuie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare
În activitatea de prelucrare a datelor, angajații Asociației OUR LIFETIME trebuie să respecte cerințele de securitate impuse la nivelul Asociației OUR LIFETIME prin intermediul prezentei politici.

3. Drepturile persoanelor vizate

Regulamentul recunoaște mai multe drepturi persoanelor vizate. Aceste drepturi trebuie respectate și orice solicitare primită de angajații Asociației OUR LIFETIME în temeiul acestor drepturi trebuie gestionată conform cerințelor prezentei Politici.
Dreptul la informare și dreptul de acces se referă la dreptul persoanelor vizate de a obține:

• o confirmare din partea Asociației OUR LIFETIME că sunt prelucrate sau nu datele cu caracter personal ce o privesc și, în caz afirmativ;
• acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt prelucrate datele, scopul în care se face prelucrarea, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor etc.

Dreptul la portabilitatea datelor se referă la dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și la dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă sunt îndeplinite cerințele legale și dacă această transmitere este fezabilă din punct de vedere tehnic.
Dreptul la opoziție – orice persoană vizată are dreptul de a se opune:

• în orice moment, din motive legate de situația sa particulară – ca datele care o vizează să fie prelucrate în interesul legitim al Asociației OUR LIFETIME, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare;
• în orice moment, în mod gratuit și fără nici o justificare, ca datele care o vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct.

Dreptul la rectificare se referă la corectarea fără întârzieri nejustificate a datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicată fiecărui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) se referă la dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

• acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
• în cazul în care este retras consimțământul și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare;
• în cazul în care persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• în cazul în care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• în cazul în care datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.

Dreptul la restricționarea prelucrării poate fi exercitat în cazul în care persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioadă care permite Asociației OUR LIFETIME verificarea corectitudinii datelor.
Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale – orice persoană are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepția cazului în care această prelucrare:

• este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între persoana vizată și Asociația OUR LIFETIME ;
• este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică operatorului și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale persoanei vizate sau
• are la bază consimțământul explicit al persoanei vizate.

Persoana vizată poate solicita reconsiderarea deciziei luate în cele 3 cazuri de mai sus.
Toate aceste drepturi pot fi exercitate de către persoanele vizate printr-o cerere transmisă la sediul Asociației OUR LIFETIME sau la adresa de e-mail: contact@ourlifetime.org
Asociația OUR LIFETIME trebuie să răspundă oricărei solicitări de exercitare a drepturilor persoanelor vizate în termen de cel mult o lună (de regulă), respectând conținutul minim stabilit de Regulament.

4. Încălcarea securității datelor

O încălcare a securității datelor se produce atunci când datele pentru care Asociația OUR LIFETIME este responsabilă suferă un incident de securitate care duce, în mod accidental sau ilegal, la compromiterea confidențialității, a disponibilității sau a integrității datelor cu caracter personal (de ex., distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizate a datelor cu caracter personal).
Incidente de securitate pot surveni, de ex., în urma unor atacuri cibernetice, dar și atunci când este pierdut un echipament (de ex., telefon laptop, etc.) pe care sunt salvate date cu caracter personal sau când este trimis din greșeală un e-mail în care sunt incluse date cu caracter personal unei alte persoane decât destinatarului intenționat.
Orice angajat care ia cunoștință de un incident de securitate ce poate conduce la afectarea datelor cu caracter personal trebuie să anunțe de îndată conducerea Asociației OUR LIFETIME.
Conducerea Asociației OUR LIFETIME, împreună cu responsabilul de IT, analizează incidentul, apoi stabilește și implementează măsurile necesare eliminării consecințelor respectivului incident.
Dacă există probabilitatea ca încălcarea să prezinte un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, Asociația OUR LIFETIME are obligația să înștiințeze Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în termen de cel mult 72 de ore de la momentul la care a luat cunoștință de încălcare.
Dacă încălcarea securității datelor prezintă un risc ridicat pentru persoanele fizice afectate, atunci trebuie să fie informate și toate aceste persoane (cu excepția cazului în care s-au aplicat măsuri de protecție tehnice și organizatorice eficace sau alte măsuri care asigură faptul că riscul nu mai este susceptibil să se materializeze).
Asociația OUR LIFETIME ține un registru privind incidentele de securitate a datelor cu caracter personal, inclusiv a măsurilor stabilite și luate pentru remedierea consecințelor acestor incidente.

Mai ai alte întrebări? Scrie-ne pe contact@ourlifetime.org, pe whatsapp, linkedin, twitter sau Facebook iar noi iți vom răspunde în cel mai scurt timp!